بعد از ثبت سفارش توسط مشتری، سفارش ها از طریق پنل کاربری فروشنده ها بهشون اعلام میشه.
برای مشاهده سفارش هاتون بعد از ورو به پنل کاربری تون به بخش “سفارش ها” مراجعه کنید.
با توجه به اینکه ما دو دسته کلی کالا در شیک و تک داریم بنابراین دوتا رویه ارسال تعریف شده.
- کالاهای موجود در انبار فروشنده: اگه هر نوع کالایی تولید یا وارد می کنید که در ابنار شما موجود هست یا زمان آماده شدن اون طولانی نیست رویه ارسال کالاهای آماده رو بخونید.
- کالاهای سفارشی: اگر کالاهای شما به سفارش مشتری تولید میشه و زمان تولید و آماده سازی طولانی هست یعنی بیشتر از یک هفته طول می کشه یا اینکه کالایی دارید که حجیم هست و ابعاد بزرگ داره رویه ارسال کالاهای سفارشی بخونید.
رویه ارسال کالاهای آماده
تو این بخش وضعیت های مختلف سفارش باهم بررسی می کنیم تا ببینیم رویه ارسال و پردازش سفارش به چه صورتی هست.
کالا در انبار فروشنده موجود است
- اعلام به فروشنده:
کلیه سفارش های جدید با وضعیت اعلام به فروشنده در پنل شما ثبت میشه.
- ارسال به انبار / ارسال برای مشتری:
این دوتا وضعیت، باهم توضیح میدم چون دقیقاً تو یه سطح هستن.
ارسال کالا تا انبار شیک و تک به عهده فروشنده است. اما از اونجا که ما میخایم تو هزینه های ارسال صرفه جویی بشه و نهایتاً قیمت تمام شده کالا بیخودی بالا نره بنابراین دو حالت درنظرگرفتیم که باتوجه به تعداد سفارش های مشتری به فروشنده اعلام می کنیم که سفارش مستقیم برای خود مشتری بفرسته یا بفرسته برای انبار شیک و تک.
اگه ارسال برای مشتری باشه وظیفه بسته بندی سفارش به عهده فروشنده است. اما هزینه ارسال، توسط شیک و تک پرداخت میشه به شرطی که با روال ارسال تعریف شده توسط شیک و تک ارسال بشه و بعد از دریافت رسید ارسال، مبلغ مربوط به ارسال در صورتحساب فروشنده لحاظ میشه و پرداخت میشه.
اگر ارسال به انبار شیک و تک باشه، فروشنده می بایستی کالا رو آماده کنه و در ساعت های کاری برای انبار ارسال کنه. تو این حالت ارسال کالا تا انبار شیک و تک به عهده فروشنده هست و بسته بندی و ارسال به عهده شیک و تک هست.
آدرس انبار داخل پنل کاربری تون وجود داره. ساعت کاری انبار هم از ساعت ۹ صبح الی ۱۷ عصر هست.
- ارسال شده:
بعد از ارسال کالا (فرقی نمیکنه که برای انبار ارسال میشه یا برای مشتری) وضعیت سفارش به، “ارسال شده” تغییر بدید. لازمه که اگه سفارش دارید برای مشتری ارسال می کنید شماره رهگیری مرسوله رو داخل بخش توضیحات وارد کنید.
- دریافت توسط انبار/ دریافت توسط مشتری:
بعد ازاینکه کالای فروشنده در انبار شیک و تک تحویل گرفته میشه وضعیت اون به “تحویل به انبار“تغییر میکنه. انبار هم بعد از بسته بندی کالا، اون برای مشتری ارسال میکنه. بعد از تحویل به مشتری، وضعیت سفارش و وضعیت فروش به “تحویل به مشتری” تغیر پیدا میکنه.
اگر کالا برای مشتری ارسال شده باشه بعد از اینکه مشتری کالا رو تحویل میگیره وضعیت سفارش و وضعیت فروش، به “تحویل به مشتری” تغییر پیدا میکنه.
از زمانی که کالا به مشتری تحویل میشه ۱۵ روز درنظر گرفته شده تا درصورتیکه کالا مشکل فنی یا ظاهری خاصی داشته باشه یا با مشخصات مندرج در توضیحات کالا در سایت و یا سفارش مشتری تطابق نداشته باشه کالا برگشت بشه و به فروشنده تحویل داده بشه.
اگر در این مدت هیچ مشکل وجود نداشته باشه ، سفارش هایی که وضعیت اونها ” تحویل به مشتری” باشه تسویه حساب میشه.
کالا با تأخیر تحویل می شود
تأکید ما همیشه این هست که وضعیت موجودی هاتون به روز نگه دارید تا زمانی که سفارشی میاد بتونید سریعتر تحویل بدید.
کنسل کردن سفارش یا ارسالش با تأخیر روی رتبه بندی شما و در نهایت فروش شما تأثیر منفی داره. بنابراین سعی کنید همیشه موجودی تون به روز باشه یا اگه امکان تحویل در روالی که روی سایت درج کردید ندارید ومثلاً کالا یک هفته دیگه دوباره موجود میشه زمان ارسال کالا رو تغییر بدید که مشتری بدونه دقیقاً کی کالا رو دریافت میکنه.
اما اگه به هر دلیلی ارسال کالا تأخیر داشت بعد از اینکه سفارش به شما اعلام شد، وضعیت سفارش به تحویل با تأخیر تغییر بدید و داخل کادر توضیحات برامون بنویسید که به چه دلیلی تأخیر داره و زمانی که می تونید سفارش تحویل بدید چه زمانی هست.
بعد از اینکه شرایط با مشتری هماهنگ شد قبول تأخیر به شما اعلام میشه و وضعیت سفارش به “قبول تأخیر” تغییر پیدا میکنه. حتماً تو زمانی که تعهد کردید کالا رو تحویل بدید چون دوباره نمی تونید از مشتری فرصت بگیرید.
در صورتیکه مشتری قبول نکنه سفارش به حالت لغو شده تغییر پیدا میکنه و دیگه نیازی به ارسال سفارش نیست.
کالا موجود نیست
خب اگه بازم برخلاف همه تأکیدهای ما در بروزرسانی موجودی کالاها باز هم وضعیتی پیش اومد که کالا موجودی نداشت بعد از اینکه سفارش به شما اعلام شد وضعیت فروش به، لغو سفارش به دلیل عدم موجودی تغییر بدید.
باز هم تأکید می کنیم که لغو سفارش روی امتیاز شما تأثیر میزاره و البته که سفارش هایی که لغو میشن طبق قرارداد شامل جریمه هم میشن.
رویه ارسال کالاهای سفارشی
توجه کنید که شما مطابق با زمان اعلامی فرصت دارید که کالا را تولید و آماده کرده و برای مشتری ارسال کنید.
اما بریم سراغ مراحلی که تو پردازش کالاهای سفارشی داریم:
- اعلام به فروشنده:
کلیه سفارش های جدید با وضعیت اعلام به فروشنده در پنل شما ثبت میشه.
- در حال آماده سازی:
بعد از دریافت سفارش وضعیت آن را به “در حال آماده سازی” تغییر بدید. اینطوری ما مطئن میشیم که شما سفارش دریافت کردید و در حال آماده کردن اون هستید و دیگه نیازی به پیگیری های بعدی نیست.
- آماده برای ارسال:
بعد از اینکه کار ساخت و آماده سازی سفارش تموم شد وضعیت سفارش به آماده برای ارسال تغییر بدید. اینجوری ما می فهمیم که کالا آماده است که ارسال بشه و اگه نیاز به تسویه حساب با مشتری باشه این کار توسط واحد فروش انجام میشه و بعد از اینکه تسویه حساب انجام شد به شما اعلام می کنیم که کالا ارسال بشه.
- اعلامیه ارسال:
بعد از هماهنگی های صورت گرفته با مشتری و تسویه حساب کامل با او، وضعیت سفارش شما به “اعلامیه ارسال” تغییر پیدا میکنه. منظور از این وضعیت این هست که شما می تونید کالا رو برای مشتری ارسال کنید.
- ارسال شده (ارسال برای مشتری):
از اونجا که اکثر کالاهایی که نیاز به آماده سازی دارند جزء کالاهایی محصوب میشن که حجیم هستند و ابعاد بزرگی دارند ارسال اونها مستقیم برای مشتری انجام میشه. بعد از ارسال کالا، وضعیت فروش به “ارسال شده” تغییر بدید و اطلاعات ارسال شامل نام باربری، شماره رهگیری و شماره باربری مقصد رو در قسمت توضیحات وارد کنید.
منظور از ابعاد بزرگ، کالاهایی با ابعاد بزرگتر مساوی ۵۰ * ۵۵ * ۸۵ یا وزن بزرگتر مساوی ۳۰ کیلوگرم، است.
تو این روش ارسال تا باربری به عهده فروشنده هست و ارسال از باربری مبدآ تا باربری شهر مقصد مشتری به عهده مشتری بوده و کالا به صورت پس کرایه برای مشتری ارسال میشه یعنی هزینه باربری به عهده فروشنده نیست.
اگر کارگاه تولیدی فروشنده در تهران باشه برای مشتری ای ساکن تهران می بایست کالا رو به صورت مستقیم برای مشتری ارسال کنه و درب منزل تحویل بده اما اگه فروشنده ساکن شهر دیگه ای جز تهران هست روال ارسال به همون صورت ارسال از طریق باربری و به صورت پس کرایه هست.
اگر فروشنده کالا رو از شهرهای اطراف تهران ارسال میکنه که اونجا باربری نداره، باز هم باید کالا رو برای باربری های واقع در تهران بفرسته و از باربری تهران تا باربری شهر مشتری، هزینه به عهده مشتری هست. اگه مشتری ساکن تهران باشه هم هزینه از باربری تهران تا منزل مشتری به عهده مشتری هست و مشتری نباید هزینه ارسال از خارج از تهران رو متحمل بشه.
- دریافت توسط مشتری:
بعد از اینکه مشتری سفارشش دریافت کنه، وضعیت سفارش و وضعیت فروش به حالت “دریافت توسط مشتری” تغییر پیدا میکنه.
از زمان دریافت سفارش توسط مشتری، ۱۵ روز زمان در نظر گرفته شده که اگر کالا دارای مشکلات فنی، کارکردی یا عدم تطابق با سفارش یا عدم تطابق با اطلاعات سایت داشته باشه کالا به فروشنده عودت بشه.
اگر هیچ شکایتی از سمت مشتری وجود نداشته باشه تسویه حساب انجام میشه.
نکته مهم:
توجه داشته باشید در حال حاضر سفارش ها می بایست قبل از ارسال تسویه شوند. بنابراین تنها اقدام به آماده سازی و ارسال سفارش هایی کنید که وضعیت سفارش مشتری در حالت “پرداخت شده” یا “پرداخت از راه دور تایید شده” قرار داشته باشند.
اگر سفارشی دارید که وضعیت سفارش مشتری، “منتظر پرداخت فیش بانکی” ثبت شده، دست نگه دارید تا وضعیت سفارش به “پرداخت شده” تغییر کنه.
به صورت خیلی ساده شما فقط سفارش هایی را ارسال می کنید که وضعیت سفارش مشتری رنگ سبز داشته باشه.
عودت به فروشنده
در صورتیکه کالا دارای ایراد فنی یا ظاهری باشه یا کالای ارسالی با مشخصات مندرج در سایت تطابق نداشته باشه یا کالا مطابق با سفارش مشتری ارسال نشده باشه در این صورت کالا برای فروشنده عودت داده میشه و وضعیت فروش به “عودت به فروشنده” تغییر پیدا میکنه.
دو حالت برای عودت کالا به فروشنده وجود داره که در زیر توضیح میدیم.
- عودت کالا با تعویض:
اگر مشتری خواستار تعویض کالا باشه، وضعیت فروش به “عودت کالا با تویض” تغییر پیدا میکنه و فروشنده باید بعد از تحویل کالا نسبت به تعمیر یا تعویض اون اقدام کنه ومجدد کالا رو برای انبار شیک و تک یا برای مشتری ارسال کنه که همون روال سفارش کالا طی بشه.
- عودت کالا با لغو:
اگه به هر دلیلی امکان تعویض کالا وجود نداشته باشه یا مشتری از خریدش منصرف بشه، وضعیت فروش به حالت “عودت کالا با لغو” تغییر میکنه و کالا برای فروشنده عودت میشه و سفارش لغو میشه.
در این حالت اگه مشکل از سمت فروشنده باشه و کالا به دلایلی که قبلاً توضیح داده شد عودت بشه هزینه بازگشت کالا به عهده فروشنده است.